D’abord pour les entreprises qui travaillent avec l’Administration publique. C’est ainsi que la facture électronique au format Factur-X a été instaurée en France. Et très prochainement, pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Gros plan sur ce format.
Comment est né le format Factur-X ?
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, fournisseurs de l’État, ont pour obligation d’émettre leurs factures au format électronique.
Une facture électronique est une facture émise, transmise puis reçue dans un format numérique et structuré.
Pour faciliter la mise en place de la réforme de la facture électronique au sein des entreprises, les pouvoirs publics français ont adopté le format Factur-X.
Ce format a été créé conjointement entre la France et l’Allemagne en 2017 pour répondre à la Norme Sémantique Européenne EN 16931.
C’est le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) et son équivalent allemand, le FeRD, qui en sont à l’origine.
Par la suite, le Gouvernement s’est engagé dans la mise en œuvre et la généralisation de la facturation électronique. La réforme entrera bientôt en vigueur.
À partir de juillet 2024 et selon un calendrier progressif, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique.
Qu’est-ce que le format Factur-X ?
Factur-X est un format de facture électronique ayant pour but de fournir une norme européenne pour la facturation électronique et de faciliter l’échange de factures entre les entreprises, indépendamment de leur pays d’origine.
Ce format standardisé se présente sous la forme d’un PDF intégrant un fichier XML qui contient lui-même toutes les données essentielles de la facture (date, numéro, identité et coordonnées de l’acheteur et du fournisseur, montant HT, TVA…).
On parle ainsi de format mixte ou de format hybride.
On parle également d’un format intelligent parce qu’il permet à la fois à un humain de lire la facture (fichier PDF) et à un système d’information d’exploiter et d’intégrer automatiquement les données de la facture (fichier de données structuré XML). Le format Factur-X est de plus en plus adopté par les entreprises, car il permet une intégration facile avec les systèmes de comptabilité et de gestion existants.
Il apparaît à l’heure actuelle comme le format le plus répandu. Néanmoins, dans le cadre de la réforme de la facture électronique, 2 autres formats électroniques ont également été retenus :
- le format Cross Industry Invoice (CII, en anglais dans le texte) est le format utilisé pour les échanges de facture entre les industries. C’est un format qui utilise une syntaxe spécifique pour codifier les messages échangés.
- le format Universal Business Language (UBL toujours en anglais dans le texte), est un format qui contient un fichier de données structuré XML seul. L’image de la facture est enregistrée dans le fichier XML.
Ces 2 formats sont des formats standards structurés et fixes qui ne sont pas lisibles sous format PDF. Ils ont été pensés pour être consultés par des systèmes informatisés.
Il est à retenir que le format PDF seul n’est pas considéré comme un format électronique. Il est donc exclu du dispositif légal de la facture électronique. Même s’il sera néanmoins toléré jusqu’au 1er janvier 2028 et pourra être déposé sur les plateformes de dématérialisation partenaires.
Toutefois, il reviendra à ces mêmes plateformes de dématérialisation partenaires (acteurs clés de la mise en place de la réforme de la facture électronique) de s’occuper de la mise au format adéquat pour les besoins de leurs clients.
Pourquoi utiliser le format Factur-X ?
Un format pour tout le monde
Comme dit précédemment, ce format mixte se présente comme une facture classique au format PDF, à l’intérieur de laquelle est attaché un fichier XML contenant toutes les informations essentielles (date de la facture, numéro de la facture, identité et coordonnées de l’acheteur et du fournisseur, montant HT, TVA…) directement accessibles et lisibles par les utilisateurs et par les systèmes d’informations et les solutions de traitement de factures.
De ce fait, on peut adresser ce format de facture électronique au plus grand nombre. Peu importe que vos clients vous réclament un simple PDF ou une télétransmission de leurs factures, vous enverrez le même type de fichier. Cela ne changera pas vos habitudes et facilitera considérablement la gestion de vos factures. Vous améliorerez par conséquent votre productivité.
Le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE), grand acteur de la réforme à venir, défend ainsi le fruit de son travail :
“L’objectif premier de Factur-X est de permettre aux fournisseurs, émetteurs de factures de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations sous forme structurée, suivant leur capacité à les produire sous cette forme, et de laisser les clients destinataires libres d’utiliser ou pas les données et / ou la présentation lisible, en fonction de leurs besoins et de leur maturité en matière d’automatisation de traitement.”
Le FNFE-MPE travaille continuellement à l’amélioration et à la maintenance de cette norme de facturation.
Un format pour gagner du temps et de l’argent
D’après une statistique publiée dans une étude de l’IDC**, les services comptables consacrent 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs.
Selon Arthur D. Little, cabinet de conseil en gestion, le coût de traitement d’une facture non électronique reçue par le client oscille entre 14 et 20 € et entre 5 à 10 € pour une facture envoyée par le fournisseur.
Le format Factur-X permet d’automatiser le traitement des factures. En limitant la saisie comptable, vous limitez le risque d’erreurs et vous gagnez du temps. La dématérialisation de la facture permet donc de réduire le temps de traitement d’environ 30%.
Vous pouvez alors vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En outre, vous réduisez vos coûts administratifs liés à la gestion de la facturation puisque vous accélérez les démarches administratives et financières. Vous pouvez ainsi générer une économie de l’ordre de 50 à 75% par rapport à un traitement papier.
En un mot, le format Factur-X, c’est le gage de l’efficacité pour les entreprises.
L’Administration fiscale met elle-même en avant ces 2 objectifs pour justifier la généralisation de la facture électronique :
- renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative et aux gains de productivité issus de la dématérialisation ;
- simplifier, à terme, leurs obligations déclaratives grâce à un pré-remplissage des déclarations de taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
Un format répandu
Avec la première réforme de dématérialisation de la facture, entrée en vigueur au 1er janvier 2020, de nombreux éditeurs de logiciels ont dû s’adapter pour permettre à leurs clients d’utiliser une solution conforme.
De ce fait, le format Factur-X a été très largement intégré dans de nombreux logiciels de gestion d’entreprise.
Il est possible de faire l’acquisition dès maintenant d’une solution de facturation et d’émettre des factures au format Factur-X, sans devoir attendre la prochaine réforme.
Pour conclure, le format Factur-X a été imposé par l’Administration fiscale dans le cadre de la réforme de la facture électronique. Néanmoins, cette obligation n’est pas que contraintes. Le déploiement de la Factur-X apporte de nombreux avantages aux entreprises : automatisation, gain de temps, d’argent… Autant d’atouts qui peuvent inciter plus facilement les entreprises à adopter ce format. Reste à savoir si les autres défis pour intégrer l’obligation de facture électronique seront tout aussi simples à relever.