L'émission de factures

La conformité des factures

Assurez-vous d'être en conformité. Quatre modalités de facturation électronique seront acceptées :

    - L’échange des factures aux formats structurés, répondant à la norme européenne EN16931 (formats UBL 2.A et CII) avec obligation pour les plateformes (publique ou privées) de produire un lisible.
   -  L’échange des factures en format mixte, répondant à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran ; le standard franco-allemand Factur-X est le plus connu de ces formats mixtes. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structurées (XML)
    - Des formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
    - Des flux dématérialisés (via EDI, API…) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique

Les obligations d'archivage

Il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format informatique original. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.

Les statuts obligatoires

L’instauration d’un réseau de facturation où tous les acteurs BtoB sont interconnectés s’accompagne d’une transparence totale sur l’avancement du traitement de chaque facture, statut par statut :

Quatre statuts, obligatoires, seront communiqués par toutes les plateformes :

    1) Déposée
    2) Rejetée
    3) Refusée
    4) Encaissée

D’autres statuts (mise à disposition ; prise en charge ; approuvée ; approuvée partiellement ; paiement transmis), recommandés mais facultatifs, et d’autres encore, dits libres, seront inclus ou non dans les offres de services des plateformes. Ces statuts vont pouvoir être traités comme des informations de gestion et non comme des informations de facture. En clair, la gestion du crédit clients, la gestion de la trésorerie et la business intelligence s’en trouvent profondément optimisées.

Le e-reporting

Le e-reporting est la transmission de données à l'administration fiscale. Ces nouveaux flux doivent être transmis :

    - en cas de transaction B2B internationale pour les factures envoyées ou reçues (hors importation de biens)
    - en cas de transaction B2C (factures, Z caisse, transaction hors factures)
    - pour l'encaissement (lorsqu'il est relatif aux factures de prestation de service dont la TVA est collectée à l’encaissement)

Comment ça marche ?
La fréquence des flux e-reporting est définie en fonction du régime de TVA de l’entreprise. La plateforme d’émission choisie par l'entreprise (PPF ou PDP) concentre et transmet ces flux à destination de l’administration fiscale.